Izpis iz matičnega registra o rojstvu predstavlja prvi uradni dokument vsakega novorojenčka in je ključen za dokazovanje državljanstva ter osebnega statusa. V Republiki Sloveniji se matični register vodi kot elektronska baza podatkov, ki vsebuje popolno evidenco osebnih stanj državljanov. Med različnimi potrdili iz matičnega registra je izpisek o rojstvu najpomembnejši. Ta dokument potrjuje resničnost podatkov, ki jih vsebuje, in je lahko izdan v fizični ali elektronski obliki.
Postopek pridobitve izpiska iz matičnega registra o rojstvu
Posamezniki lahko za izpisek iz matičnega registra o rojstvu zaprosijo na več načinov. Osebno je možna oddaja vloge na katerikoli upravni enoti v Republiki Sloveniji, pri čemer je potrebno predložiti veljavni osebni dokument za preverjanje identitete. Če vlogo za izpisek za drugo osebo vloži zakoniti zastopnik mladoletne osebe, pisne privolitve slednje ni potrebno priložiti. V primeru, da vlogo vlaga druga oseba, pa je potrebna pisna privolitev osebe, na katero se vpis nanaša.
Alternativno, izpisek lahko pridobite elektronsko preko spletnega portala e-uprava, pri čemer je potrebno uporabiti kvalificirano digitalno potrdilo. Pri elektronski vlogi je treba po elektronski poti poslati elektronsko podpisano in izpolnjeno vlogo za izdajo izpiska iz matičnega registra o rojstvu. V primeru, da zahtevate izpisek za drugo osebo, je potrebno priložiti tudi overjeno skenirano pisno privolitev te osebe. Upravna enota v obeh primerih preveri identiteto vlagatelja na podlagi uradnih evidenc in veljavnost elektronskega podpisa. Izmenjava podatkov med bolnišničnimi informacijskimi sistemi in registri Ministrstva za notranje zadeve poteka preko aplikacije e-rojstva, kar omogoča lažje in hitrejše vpisovanje podatkov o rojstvu v matični register.
V večjih mestih, kot sta Ljubljana ali Maribor, lahko izdaja izpiska traja do štiri tedne od sporočitve prijave rojstva, medtem ko je v manjših krajih zaradi manjšega obsega dela možna tudi hitrejša izdaja. Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se običajno pošlje priporočeno po pošti. Če je dokument nujno potreben pred tem rokom, se je mogoče osebno zglasiti na matičnem uradu in vložiti pisno vlogo za izdajo izpiska iz matične knjige rojstev. Po preverbi podatkov o starših in otroku se izpisek izda. Pomembno je vedeti, da se rojstni list ne izda, dokler otroku ni določeno ime. Če ime ni določeno že ob rojstvu, ga morata starša sporočiti na matični urad čim prej, idealno v roku 30 dni. V nasprotnem primeru lahko matični urad pozove starše k določitvi imena ali ga celo določi sam. EMŠO (Enotna matična številka občana) in rojstni list se običajno izdata skupaj.
Vsebina in pomen izpiska iz matičnega registra o rojstvu
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu običajno vsebuje: polno ime in priimek osebe, spol, rojstni datum, kraj rojstva ter polni imeni obeh staršev. Rojstni list lahko, glede na državo, vsebuje tudi druge podatke, na primer starost obeh staršev ob rojstvu otroka, njun poklic, ime bolnišnice oziroma porodnišnice, ime in podpis zdravnika, ki je pomagal pri porodu, ime in naslov upravne enote itd. V Republiki Sloveniji se v matični register vpisujejo vsa rojstva slovenskih državljanov, tako v Sloveniji kot v tujini, ter vsa rojstva tujih državljanov, ki so se zgodila na območju Republike Slovenije.
Mednarodna overitev javnih listin in apostiliranje
Mednarodna overitev potrjuje, da sta podpis osebe in žig na listini pristna, vendar s tem ni potrjena resničnost vsebine listine. Preden pričnete z overjanjem listine, si morate odgovoriti na več vprašanj. Ali je listina, ki jo želite overiti, javna listina? V Sloveniji se mednarodno overjajo le javne listine, ki so bile izdane v naši državi. Javna listina je listina, ki jo v predpisani obliki v okviru svoje pristojnosti izda državni organ, občina ali nosilec javnega pooblastila. Javna listina potrjuje resničnost tistega, kar se v njej določa ali potrjuje. V kateri državi boste javno listino uporabili? Postopek mednarodne overitve se razlikuje glede na to, ali boste javno listino uporabili v državi, ki je podpisnica Haaške konvencije o odpravi legalizacije tujih javnih listin, ali v kateri drugi državi.
Ali lahko javno listino overite v skenogramu oziroma kot izvorno elektronsko listino? Javne listine so lahko po svojem izvoru v fizični (papirni) obliki ali v elektronski obliki. Javno listino, ki je v originalu v papirni obliki, lahko prinesete na sodišče in zahtevate, da se mednarodno overi skenogram takšne listine. Tako overjeni skenogram boste lahko naprej prenašali le v elektronski obliki. Če boste overjeni skenogram natisnili, bo izgubil lastnost mednarodno overjene listine. Če želite, da se listina overi tako v papirni obliki kot tudi v skenogramu, boste plačali dve sodni taksi. Javne listine, ki so v originalu izdane v elektronski obliki, se v nobenem primeru ne smejo natisniti. Takšne listine je mogoče elektronsko overiti na portalu eSodstvo. Določene države ne sprejemajo mednarodno overjenih skenogramov in elektronskih listin, zato je priporočljivo, da se pred overitvijo o tem pozanimate v državi, kjer želite listino uporabiti.
Za mednarodno overitev listin niso pristojna le sodišča. Okrožna sodišča z overitvijo potrjujejo verodostojnost podpisa osebe, ki je listino podpisala, in verodostojnost odtisa pečata ali žiga na listini. Če je listino podpisal sodnik, notar, notarski pomočnik ali sodni tolmač, je treba podpis te osebe dodatno overiti še na Ministrstvu za pravosodje. To se imenuje nadoveritev. Če se bo listina uporabila v državi, ki ni podpisnica Haaške konvencije, je treba overitev pristojne osebe Ministrstva za pravosodje opraviti še pri Ministrstvu za zunanje zadeve.
Vloga sodišča in postopek pri mednarodni overitvi
Pri okrožnem sodišču lahko dobite dve različni overitvi:
- Apostille: izda se za države podpisnice Haaške konvencije.
- Potrdilo o overitvi: izda se za ostale države po Zakonu o overitvi listin v mednarodnem prometu.
Za mednarodno overitev javne listine na sodišču boste potrebovali: originalno listino oziroma overjeno kopijo listine, ki jo morate overiti (če želite overiti fotokopijo listine ali listino, ki ste jo sami podpisali, jo je potrebno najprej overiti pri upravni enoti ali notarju); veljavni osebni dokument in davčno številko, če ste pravna oseba. Ko od sodišča prejmete overjeno listino, jo odnesete k sodnemu tolmaču, da jo prevede in nato pridobite nadaljnje overitve pri Ministrstvu za pravosodje ter pri Ministrstvu za zunanje zadeve, če te potrebujete. V primeru, da država, v kateri želite listino uporabiti, zahteva prevod overitve, morate listino najprej overiti pri Ministrstvu za pravosodje in jo potem predložiti v prevod tolmaču.
Ustavno sodišče začasno zadržalo rubeže denarne socialne pomoči.
Mednarodna overitev na portalu eSodstvo
Na portalu eSodstvo je mogoče overiti le javne listine, ki so v originalu izdane v elektronski obliki. Za to boste potrebovali kvalificirano digitalno potrdilo, se prijavili kot zunanji kvalificiran uporabnik in izbrali možnost “Izvajanje e-opravil”, nato pa podportal “Overjanje javnih listin in priglasitev digitalnih potrdil izdajateljev teh listin”. Na tem podportalu lahko vnesete elektronski zahtevek za overitev, spremljate potek postopka ter prevzamete elektronsko potrdilo o overitvi/apostille. Uporaba elektronskega potrdila o overitvi/apostilla je mogoča le v državah podpisnicah Haaške konvencije. Če potrebujete potrdilo o overitvi za uporabo v drugi državi, ki ni podpisnica Haaške konvencije, ni smiselno, da ga pridobite v elektronski obliki, saj morate potrdilo za uporabo v teh državah nato še nadoveriti na Ministrstvu za pravosodje in na Ministrstvu za zunanje zadeve. Obe ministrstvi overjata le potrdila o overitvi v papirni obliki; s tem, ko bi elektronsko potrdilo o overitvi/apostille natisnili, pa bi le-to izgubilo svojo verodostojnost.
Posebnost - overitev listin o izobraževanju (diplome, spričevala)
Diplome in spričevala, ki so bila izdana v Sloveniji, prinesite v originalu na sodišče. Sodišče bo preverilo, če je izdajatelj diplome ali spričevala organ, ki izdaja javne listine. Razne diplome in spričevala o opravljenih tečajih (npr. “diplome” - potrdila o opravljenih tečajih, ki jih izdajajo jezikovne šole) niso javne listine in se zato ne morejo mednarodno overiti.
Za diplome in spričevala, ki so bila izdana v tuji državi, morate najprej pridobiti overjeno kopijo tega dokumenta. To lahko pridobite na upravni enoti ali pri notarju. Overjeno kopijo nato overite še na sodišču. Po pošti ne pošiljajte listin, ki se nanašajo na vaše izobraževanje, saj gre za unikatne listine, ki jih morate na sodišče dostaviti sami. Te listine lahko namesto vas na sodišče dostavi tudi druga oseba, ki za to ne potrebuje pooblastila.
Trajanje in stroški
Stroški: Za mednarodno overitev na sodišču se plačuje sodna taksa. Višina takse znaša 2,46 EUR za listino, ki je sestavljena v slovenskem jeziku in vsebuje en podpis, ter 5,00 EUR za listino, ki je sestavljena v tujem jeziku in vsebuje en podpis. Uslužbenec sodišča vam bo ob predložitvi listine izstavil plačilni nalog, ki ga poravnate ob vložitvi predloga. Sodišče vam lahko plačilni nalog pošlje tudi po elektronski pošti z navodili o plačilu. Če sodne takse ne plačate, sodišče overitve ne bo opravilo.
Trajanje postopka: Sodišče v povprečju opravi overitev v 3 delovnih dneh. Ta čas se lahko podaljša, če podpis osebe na listini, ki se overja, ni evidentiran pri sodišču, kjer opravljate overitev. V takem primeru mora namreč sodišče, preden overi listino, opraviti uradne poizvedbe pri organu, ki je listino izdal.
Uredba (EU) 2016/1191 in njene posledice
Po uredbi (EU) 2016/1191, ki velja od februarja 2019, nekaterih javnih listin ni treba overiti, če boste te listine uporabili v drugi državi EU. To velja za listine, ki potrjujejo eno ali več dejstev, ki jih določa ta uredba, in jih izdajo organi držav članic EU. Ta dejstva so: rojstvo, dejstvo, da je oseba živa, smrt, ime, zakonska zveza (vključno s sposobnostjo za sklenitev zakonske zveze in zakonskim stanom), razveza, prenehanje življenjske skupnosti ali razveljavitev zakonske zveze, registracija partnerske skupnosti (vključno s sposobnostjo za registracijo partnerske skupnosti in statusom registriranega partnerstva), prenehanje registrirane partnerske skupnosti, prenehanje življenjske skupnosti partnerjev ali razveljavitev registrirane partnerske skupnosti, starševstvo, posvojitev, stalno prebivališče in/ali prebivališče, državljanstvo in nekaznovanost (v državi članici, katere državljanstvo ima oseba).
V Sloveniji lahko pridobite javne listine, ki potrjujejo eno ali več zgoraj navedenih dejstev, in sicer: potrdilo iz matičnega registra, izpisek iz matičnega registra o rojstvu, izpisek iz matičnega registra o smrti, izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi, izpisek iz matičnega registra o sklenjeni istospolni partnerski zvezi, potrdilo o stalnem prebivališču in potrdilo o začasnem prebivališču, potrdilo o nekaznovanosti.
Prevajanje listin po Uredbi (EU) 2016/1191
Za nekatere javne listine, ki potrjujejo dejstva, ki jih določa Uredba (EU) 2016/1191, se lahko od organa, ki je listino izdal, zahteva tudi izpolnitev večjezičnega standardnega obrazca, s čimer se izognemo temu, da bi morali javno listino prevajati. Za javne listine, ki so izdane v Sloveniji, lahko zahtevate izdajo večjezičnega standardnega obrazca za listine, ki potrjujejo naslednja dejstva: rojstvo, smrt, sklenitev zakonske zveze, registrirana partnerska skupnost, status registrirane partnerske skupnosti in stalno prebivališče in/ali prebivališče. Kljub temu, da je mogoče na zgornjih povezavah pridobiti obrazec večjezičnega standardnega obrazca, le-tega ne izpolnjujete sami, izpolni ga organ, ki je listino izdal. Večjezični standardni obrazec sam nima nobene samostojne pravne veljave. V drugi državi članici EU se ga mora predložiti skupaj z javno listino.
Vse ostale javne listine, ki potrjujejo dejstva iz Uredbe (EU) 2016/1191, je treba za uporabo v drugi državi članici EU (če so izdane v slovenskem jeziku) prevesti. Usposobljene osebe za izdelavo overjenih prevodov javnih listin so v skladu s slovensko zakonodajo sodni tolmači. Prevajanje rojstnega lista sodi med opravila sodnega tolmača. Brez njegove overitve, podpisa in pečata o prevodni ustreznosti lahko pride do vrste zapletov, saj tak sodni prevod ni veljaven.
Dvojezične oblike rojstnih listov
Poleg enojzične slovenske različice, obstajajo tudi dvojezične oblike rojstnih listov. Te so lahko slovensko-italijanske ali slovensko-madžarske. Varnostne značilnosti in postopki tiskanja obeh dvojezičnih verzij so enaki kot pri enojzični slovenski verziji. Edina razlika je v tem, da je besedilo v slovenščini dopolnjeno tudi v italijanščini oziroma madžarščini. Od februarja 2017 se izdajajo rojstni listi za otroke istospolnih staršev, prav tako v treh jezikovnih različicah: slovenski, slovensko-italijanski in slovensko-madžarski. "№ 200078" je oznaka vzorca in se ne pojavlja na izdanih dokumentih.
Spremembe osebnih imen in priimkov
Osebno ime je sestavljeno iz imena in priimka, ki je posamezniku določeno ob rojstvu. To ime se lahko spremeni na podlagi določenih družinskopravnih razmerij, kot so sklenitev zakonske zveze, razveza ali razveljavitev zakonske zveze, priznanje očetovstva ali posvojitev. Sprememba je možna tudi na podlagi prošnje polnoletnega državljana oziroma na podlagi prošnje zakonitih zastopnikov za spremembo osebnega imena mladoletne osebe.
- Sprememba priimka ob sklenitvi zakonske zveze: Bodoča zakonca podata izjavo o priimku na pristojni upravni enoti ob prijavi sklenitve zakonske zveze.
- Sprememba priimka po razvezi ali razveljavitvi zakonske zveze: Zakonec ali partner, ki je ob sklenitvi zakonske zveze spremenil priimek, lahko v enem letu po pravnomočnosti sodbe o razvezi ali razveljavitvi zakonske zveze poda izjavo, da želi imeti priimek, ki ga je imel pred sklenitvijo zakonske zveze.
- Sprememba imena in priimka ob priznanju očetovstva ali posvojitvi: Ob priznanju očetovstva ali posvojitvi se lahko otroku spremeni osebno ime. Če je otrok starejši od devet let, je potrebno tudi njegovo soglasje.
- Sprememba imena in priimka na podlagi prošnje: Polnoletni državljan lahko zaprosi za spremembo celotnega osebnega imena, samo priimka ali samo imena. Prošnjo za spremembo osebnega imena za mladoletno osebo lahko vložijo starši oziroma skrbnik mladoletnega otroka s soglasjem centra za socialno delo.
Centralni register prebivalstva (CRP) in EMŠO
Centralni register prebivalstva (CRP) je osrednja podatkovna baza z najosnovnejšimi podatki o prebivalstvu Slovenije. Osebne podatke iz CRP lahko pridobivajo državni organi in drugi uporabniki, ki potrebujejo podatke o posamezniku za opravljanje predpisanih nalog. EMŠO (Enotna matična številka občana) je osebna identifikacijska številka v Republiki Sloveniji, ki služi za enoznačno opredelitev posameznika. Tujci lahko za pridobitev EMŠO zaprosijo, če ga potrebujejo zaradi uveljavljanja pravic ali obveznosti na drugih področjih.
Druge pomembne javne listine in njihova uporaba
Poleg izpiska iz matičnega registra o rojstvu, so za državljane pomembni tudi drugi dokumenti, kot so potni list in osebna izkaznica. Pri načrtovanju poti v tujino je nujno preveriti veljavnost teh dokumentov, spremljati razmere na ciljni destinaciji, poskrbeti za ustrezno potovalno zdravstveno zavarovanje ter preveriti pogoje vstopa v ciljno in tranzitne države.
V primeru pogrešitve dokumentov je potrebno najprej prijavo podati policiji ali drugemu pristojnemu organu. Na diplomatsko-konzularnih predstavništvih je možno overiti podpis na zasebni ali javni listini. Kvalificirano digitalno potrdilo za fizične osebe SIGEN-CA lahko pridobijo osebe, starejše od 15 let, ki imajo slovensko davčno številko in EMŠO. Digitalno potrdilo je veljavno pet let.