V Republiki Sloveniji različni registri in evidence predstavljajo uradni vir osebnih ter drugih podatkov o posameznikih, državljanih Republike Slovenije in tujcih, ki na območju Republike Slovenije uveljavljajo svoje pravice ali dolžnosti. Med temi je matični register posebej pomemben, saj gre za elektronsko vodeno bazo podatkov, ki vsebuje popolno evidenco osebnih stanj državljanov Republike Slovenije. O posameznih matičnih dejstvih in spremembah osebnega stanja se izdajajo potrdila iz matičnega registra, med katerimi je ključen izpisek iz matičnega registra o rojstvu.
Postopek pridobitve izpiska iz matičnega registra o rojstvu
Posamezniki lahko za izpisek iz matičnega registra o rojstvu zaprosijo na več načinov. Osebno je možna oddaja vloge na katerikoli upravni enoti v Republiki Sloveniji. V tem primeru je potrebno predložiti veljaven osebni dokument za preverjanje identitete. Če vlogo za izpisek za drugo osebo vloži zakoniti zastopnik mladoletne osebe, pisne privolitve slednje ni potrebno priložiti. V primeru, da vlogo vlaga druga oseba, pa je potrebna pisna privolitev osebe, na katero se vpis nanaša.
Alternativno, izpisek lahko pridobite elektronsko preko spletnega portala e-uprava, pri čemer je potrebno uporabiti kvalificirano digitalno potrdilo. Pri elektronski vlogi je treba po elektronski poti poslati elektronsko podpisano in izpolnjeno vlogo za izdajo izpiska iz matičnega registra o rojstvu. V primeru, da zahtevate izpisek za drugo osebo, je potrebno priložiti tudi overjeno skenirano pisno privolitev te osebe. Upravna enota v obeh primerih preveri identiteto vlagatelja na podlagi uradnih evidenc in veljavnost elektronskega podpisa.
Izmenjava podatkov med bolnišničnimi informacijskimi sistemi in registri Ministrstva za notranje zadeve poteka preko aplikacije e-rojstva, kar omogoča lažje in hitrejše vpisovanje podatkov o rojstvu v matični register.
Vsebina in pomen izpiska iz matičnega registra o rojstvu
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu je prvi uradni dokument, ki ga prejme vsak novorojenček. Vsako rojstvo mora biti po zakonu ustrezno dokumentirano in potrjeno. Podatek o rojstvu otroka na območju Republike Slovenije se v matični register vpiše na podlagi prijave rojstva, odločbe pristojnega organa ali centra za socialno delo. Pristojna upravna enota oziroma njen matični urad sta odgovorna za izdajo tega dokumenta. V večjih mestih, kot sta Ljubljana ali Maribor, lahko izdaja traja do štiri tedne od sporočitve prijave rojstva, medtem ko je v manjših krajih zaradi manjšega obsega dela možna tudi hitrejša izdaja.
Izpisek iz matičnega registra o rojstvu se običajno pošlje priporočeno po pošti. Če je dokument nujno potreben pred tem rokom, se je mogoče osebno zglasiti na matičnem uradu in vložiti pisno vlogo za izdajo izpiska iz matične knjige rojstev. Po preverbi podatkov o starših in otroku se izpisek izda. Pomembno je vedeti, da se rojstni list ne izda, dokler otroku ni določeno ime. Če ime ni določeno že ob rojstvu, ga morata starša sporočiti na matični urad čim prej, idealno v roku 30 dni. V nasprotnem primeru lahko matični urad pozove starše k določitvi imena ali ga celo določi sam. EMŠO (Enotna matična številka občana) in rojstni list se običajno izdata skupaj.
Z izpiskom iz matičnega registra o rojstvu državljani Republike Slovenije dokazujejo svoje državljanstvo in osebni status. V matični register se vpisujejo vsa rojstva slovenskih državljanov, tako v Sloveniji kot v tujini, ter vsa rojstva tujih državljanov, ki so se zgodila na območju Republike Slovenije.
Osebno ime in priimek: Spremembe in postopki
Osebno ime je sestavljeno iz imena in priimka, ki je posamezniku določeno ob rojstvu. To ime se lahko spremeni na podlagi določenih družinskopravnih razmerij, kot so sklenitev zakonske zveze, razveza ali razveljavitev zakonske zveze, priznanje očetovstva ali posvojitev. Sprememba je možna tudi na podlagi prošnje polnoletnega državljana oziroma na podlagi prošnje zakonitih zastopnikov za spremembo osebnega imena mladoletne osebe.
Sprememba priimka ob sklenitvi zakonske zveze:Bodoča zakonca podata izjavo o priimku na pristojni upravni enoti ob prijavi sklenitve zakonske zveze. Lahko podata tudi izjavo o izbiri priimka za pravni promet, če je izbrani priimek sestavljen iz več besed ali nedeljivih celot ter črk priimkov, ki sta jih imela zakonca. Državljan lahko za pravni promet izbere tudi okrajšavo priimka, vendar le, če ima dva ali več priimkov. Priimek za pravni promet ne more biti sestavljen samo iz ene okrajšave kot samostojna celota (npr. ni možno izbrati oblike priimka K., lahko pa je K. Novak). Sprememba priimka velja od dneva sklenitve zakonske zveze.
Sprememba priimka po razvezi ali razveljavitvi zakonske zveze:Zakonec ali partner, ki je ob sklenitvi zakonske zveze spremenil priimek, lahko v enem letu po pravnomočnosti sodbe o razvezi ali razveljavitvi zakonske zveze poda izjavo, da želi imeti priimek, ki ga je imel pred sklenitvijo zakonske zveze. To je mogoče le, če med zakonsko zvezo priimka ni spreminjal. Sprememba velja od dneva podaje izjave.
Sprememba imena in priimka ob priznanju očetovstva:Ob priznanju očetovstva se lahko otroku, za katerega se podaja priznanje, z izjavo na zapisnik spremeni osebno ime. Če je otrok že dopolnil devet let, je potrebno tudi njegovo soglasje. Sprememba osebnega imena velja od dneva podaje izjave.
Sprememba imena in priimka ob posvojitvi:Posvojiteljem je ob posvojitvi dovoljeno izbrati novo osebno ime za posvojenega otroka, ki že ima določeno ime. Priimek se lahko spremeni ne glede na starost otroka, medtem ko se ime med četrtim in devetim letom starosti otroka ne sme spreminjati. Če je otrok starejši od devet let, je potrebno tudi njegovo soglasje. Sprememba osebnega imena velja od dneva pravnomočnosti odločbe o posvojitvi.
Sprememba imena in priimka na podlagi prošnje:Polnoletni državljan lahko zaprosi za spremembo celotnega osebnega imena, samo priimka ali samo imena. Če prošnji niso predložena potrebna potrdila, jih upravna enota pridobi sama po uradni dolžnosti.
Prošnjo za spremembo osebnega imena (imena in/ali priimka) za mladoletno osebo lahko vložijo starši oziroma skrbnik mladoletnega otroka s soglasjem centra za socialno delo. Kadar starši živijo ločeno, lahko spremembo zahteva tisti od staršev, pri katerem otrok živi ali mu je zaupan v varstvo in vzgojo, ob soglasju drugega starša. Če drugi starš ne soglaša, jima sporazumno odločitev pomaga doseči center za socialno delo. V primeru, da se starša tudi ob pomoči centra za socialno delo ne sporazumeta o otrokovem novem osebnem imenu, o utemeljenosti zahtevka odloči sodišče v nepravdnem postopku na predlog enega ali obeh staršev. Odločba sodišča mora biti priložena zahtevi za spremembo osebnega imena mladoletni osebi.
Preprost in enostaven postopek spremembe imena z listino
Centralni register prebivalstva (CRP) in EMŠO
Centralni register prebivalstva (CRP) je osrednja podatkovna baza z najosnovnejšimi podatki o prebivalstvu Slovenije, ki ga upravlja Ministrstvo za notranje zadeve Republike Slovenije. Osebne podatke iz CRP lahko pridobivajo državni organi in drugi uporabniki, ki potrebujejo podatke o posamezniku za opravljanje predpisanih nalog, vodenje zbirk podatkov ali izvajanje statističnih, socioekonomskih in drugih raziskovanj.
Podatke iz CRP lahko pridobijo uporabniki, ki imajo zakonsko podlago, pisno zahtevo ali pisno privolitev posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
EMŠO (Enotna matična številka občana) je osebna identifikacijska številka v Republiki Sloveniji. Določi jo upravljavec CRP za vse državljane Republike Slovenije, vključno s tujimi državljani, ki imajo v Republiki Sloveniji določene pravice ali obveznosti. EMŠO se posamezniku določi ob vpisu v CRP, na primer ob rojstvu, priselitvi ali drugem ustreznem dogodku. EMŠO služi za enoznačno opredelitev posameznika in predstavlja temeljni, z matematično metodo izračunani numerični standard.
Tujci lahko za pridobitev EMŠO zaprosijo, če ga potrebujejo zaradi uveljavljanja pravic ali obveznosti na drugih področjih, ki niso že zajeta v prejšnjih točkah. V takem primeru morajo predložiti ustrezne priloge, ki dokazujejo uveljavljanje teh pravic ali obveznosti (npr. kupoprodajna pogodba, predpogodba, pismo o nameri za nakup nepremičnine v Sloveniji, odpiranje podjetja).
Druge pomembne javne listine in njihova uporaba
Poleg izpiska iz matičnega registra o rojstvu, so za državljane pomembni tudi drugi dokumenti, kot so potni list in osebna izkaznica. Pri načrtovanju poti v tujino je nujno preveriti veljavnost teh dokumentov, spremljati razmere na ciljni destinaciji, poskrbeti za ustrezno potovalno zdravstveno zavarovanje ter preveriti pogoje vstopa v ciljno in tranzitne države.
Potni list:Polnoletni državljan vlogo za izdajo potnega lista odda osebno. Za mladoletno osebo vlogo odda njegov zakoniti zastopnik. Potni list je običajno veljaven 10 let za odrasle osebe od 18. do 70. leta starosti, 5 let za otroke od 3. do 18. leta starosti in 3 leta za otroke do 3. leta starosti. V primeru spremembe naslova je potrebno potni list predložiti pristojnemu organu najkasneje v 30 dneh po spremembi naslova za vpis spremembe vanj. Pomembno je vedeti, da starš, ki ureja dokumente za otroka, potrebuje pisno soglasje drugega starša za izdelavo in prevzem dokumenta.
Osebna izkaznica:Podobno kot pri potnem listu, polnoletni državljan vlogo za izdajo osebne izkaznice odda osebno, za mladoletnega otroka pa njegov zakoniti zastopnik. Tudi pri tem dokumentu je v nekaterih primerih potrebno soglasje drugega starša. Veljavnost osebne izkaznice je enaka kot pri potnem listu: 3 leta za otroke do 3. leta, 5 let za otroke od 3. do 18. leta in 10 let za osebe od 18. do 70. leta starosti. Za osebe, starejše od 70 let, je veljavnost daljša ali neomejena.
Pogrešitev dokumentov:V primeru pogrešitve dokumentov je potrebno najprej prijavo podati policiji ali drugemu pristojnemu organu, da se pridobi potrdilo o prijavi pogrešitve. To potrdilo se predloži diplomatsko-konzularnemu predstavništvu, kjer je treba podati izjavo o naznanitvi pogrešitve dokumenta. Pri tem je treba navesti resnične podatke o okoliščinah pogrešitve, saj je državljan za podano neresnično izjavo kazensko in materialno odgovoren. V primeru pogrešitve potnega lista se lahko izda začasni potni list za vrnitev, ki je namenjen zgolj vrnitvi v kraj bivanja in z njim ni mogoče nadaljevati potovanja v druge države.
Overitev podpisov:Na diplomatsko-konzularnih predstavništvih je možno overiti podpis na zasebni ali javni listini.
Kvalificirano digitalno potrdilo:Kvalificirano digitalno potrdilo za fizične osebe SIGEN-CA lahko pridobijo osebe, starejše od 15 let, ki imajo slovensko davčno številko in EMŠO. Digitalno potrdilo je veljavno pet let. V imenu invalidne osebe lahko zahtevek odda njen pooblaščenec z overjenim pooblastilom.
Mednarodna uporaba javnih listin in apostiliranje
Številne slovenske in nemške javne listine se lahko uporabljajo v drugi državi brez potrebe po dodatnem potrdilu o njihovi avtentičnosti. Vendar pa v nekaterih primerih, zlasti pri uporabi listin v državah, ki niso podpisnice Dunajske konvencije o odpravi potrebe po legalizaciji tujih javnih listin, obstaja potreba po apostiliranje. Apostil je potrdilo, ki ga izda pristojni organ države izvora listine in s tem potrjuje njeno veljavnost za uporabo v drugi državi.
Za slovenske listine izda apostil krajevno pristojno slovensko okrožno sodišče. Za izdajo apostila se je treba obrniti na zgoraj imenovane urade, ki so praviloma ministrstva/uprave senatov za notranje zadeve, predsedniki okrožij ali predsedniki upravnih enot, odvisno od vrste listine. Z izdajateljem listine se je priporočljivo posvetovati, kdo izda apostil za določeno listino.
Vloga veleposlaništev in konzullov
Veleposlaništva Republike Slovenije v tujini ne izdajajo potrdil o osebnih stanjih, kot so izpisek iz matičnega registra o rojstvu, izpisek iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi ali izpisek iz matičnega registra o smrti. Če potrebujete nemške ali slovenske listine o osebnih stanjih, se je treba obrniti neposredno na nemški matični urad oziroma ustrezne slovenske matične urade, katerih naslove najdete na spletu.
V primeru težav v tujini se državljani lahko obrnejo na slovenska predstavništva v tujini. V državah ali delih držav, za katere je Ministrstvo za zunanje zadeve izdalo priporočilo visoke ali najvišje stopnje previdnosti (oranžno, rdeče ali črno opozorilo), je lahko nudenje konzularne pomoči državljanom omejeno, oteženo ali celo onemogočeno.
Dvojezične oblike rojstnih listov
Poleg enojzične slovenske različice, obstajajo tudi dvojezične oblike rojstnih listov. Te so lahko slovensko-italijanske ali slovensko-madžarske. Varnostne značilnosti in postopki tiskanja obeh dvojezičnih verzij so enaki kot pri enojzični slovenski verziji. Edina razlika je v tem, da je besedilo v slovenščini dopolnjeno tudi v italijanščini oziroma madžarščini. Od februarja 2017 se izdajajo rojstni listi za otroke istospolnih staršev, prav tako v treh jezikovnih različicah: slovenski, slovensko-italijanski in slovensko-madžarski. "№ 000041" je oznaka vzorca in se v dejansko izdanem dokumentu ne pojavlja.