Odsotnosti z dela so sestavni del vsakega delovnega procesa in se srečujejo z njimi prav vsi delodajalci. Zaposleni zbolijo, potrebujejo dopust, gredo na službeno pot ali preprosto vzamejo dan zase. Vse to je normalno in človeško. Težava pa nastane, ko odsotnosti niso pravilno evidentirane, kadar se zaposleni ne držijo pravil ali kadar delodajalci ne izpolnjujejo svojih obveznosti. Zakoni, ki urejajo odsotnosti z dela in evidenco delovnega časa, vključujejo predvsem Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) z njegovima novelama.
Vrste odsotnosti z dela in njihovo urejanje
Odsotnosti z dela lahko razdelimo na več kategorij, ki se med seboj razlikujejo po namenu, trajanju in načinu upravičenosti.
Bolniška odsotnost: To je verjetno najpogostejša oblika odsotnosti z dela, ki nastane, ko zaposleni zboli in potrebuje čas za okrevanje. V primeru nalezljivih bolezni je lahko potrebna tudi izolacija, da se prepreči širjenje bolezni. Zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju (ZZVZZ) ureja bolniško odsotnost kot pravico iz obveznega zdravstvenega zavarovanja. Delavec jo lahko koristi, kadar zdravnik oceni, da zaradi bolezni, poškodbe ali zdravstvenih zapletov ni sposoben opravljati svojega dela. Potrdilo o začasni zadržanosti od dela (t. i. bolniški list) izdaja osebni zdravnik, ki tudi določi predviden čas trajanja odsotnosti. Če je odsotnost daljša, zdravnik izdaja podaljšanja in spremlja potek zdravljenja. V prvih 30 delovnih dneh bolniške odsotnosti nadomestilo plače krije delodajalec, in sicer v višini od 80 do 100 % plače, odvisno od razloga odsotnosti (na primer poškodba pri delu ali bolezen). Po tem obdobju nadomestilo krije Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS). Višina nadomestila je določena glede na povprečno osnovo zaposlenega v preteklem obdobju. Ta ureditev zagotavlja, da zaposleni v času bolezni ni finančno ogrožen in da lahko brez pritiska poskrbi za svoje zdravje. Delodajalci pa morajo natančno voditi evidence, saj vsaka bolniška odsotnost mora biti ustrezno dokumentirana in potrjena z zdravniškim potrdilom. Težave se pojavijo, kadar podjetja nimajo jasnih postopkov ali centraliziranega sistema za beleženje odsotnosti. Sodobna praksa zato vse bolj spodbuja digitalizacijo postopkov tudi na tem področju. Z digitalnimi orodji za evidenco delovnega časa je mogoče bolniške odsotnosti vnesti neposredno v sistem, takoj ko zaposleni obvesti delodajalca ali posreduje zdravniško potrdilo.
Letni dopust: To je zakonsko zagotovljena pravica vsakega zaposlenega, namenjena počitku, obnovi energije in ohranjanju dolgoročne produktivnosti. Po ZDR-1 ima vsak zaposleni pravico do najmanj štirih tednov dopusta letno, ne glede na to, ali dela polni ali krajši delovni čas. Delodajalec mora zaposlenemu omogočiti, da en del dopusta izkoristi neprekinjeno, v trajanju vsaj dveh tednov. Dopust mora vedno potekati po dogovoru z nadrejenim. Zakon določa, da mora delodajalec zaposlenemu omogočiti, da dopust izkoristi v tekočem koledarskem letu, a če to zaradi potreb dela ni mogoče, ga lahko prenese še v naslednje leto - najkasneje do 30. junija. Vrhovno sodišče RS je 25.10.2022 izdalo sodbo opr. št. VIII Ips 23/2022, ki je pomembno vplivala na razlago prenosa letnega dopusta. V konkretnem primeru je bil delavec v bolniškem staležu od 27.11.2017 do 8.1.2019. Za leto 2017 mu je ostalo 22 dni neizkoriščenega letnega dopusta. Letni dopust za leto 2017 mu je v skladu z ZDR-1 propadel z 31.12.2018, zahtevo za izplačilo denarnega nadomestila za neizkoriščeni letni dopust pa je delodajalec zavrnil. Vrhovno sodišče je odločilo, da je delodajalec ravnal protipravno, ker delavcu po zaključku bolniškega staleža z 8.1.2019 ni priznal pravice do plačanega letnega dopusta iz leta 2017. Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti že načrtuje spremembo 4. odstavka 162. člena ZDR-1 na način, da bo imel delavec tudi po nacionalni zakonodaji v navedenih primerih pravico, da ves letni dopust izrabi do 31. marca leta, ki sledi letu, v katerega je možen prenos letnega dopusta (torej 15 mesecev). Pomembno je, da delodajalec delavce najkasneje do 31. marca pisno obvesti o odmeri letnega dopusta za tekoče koledarsko leto.
Starševski dopust: Ta oblika dopusta je namenjena okrevanju matere po porodu in skrbi za novorojenčka. Materinski dopust se praviloma začne 28 dni pred predvidenim datumom poroda in traja 105 dni. Nato sledi starševski dopust, pri katerem ima vsak od staršev pravico do 160 koledarskih dni, pri čemer je 60 dni za vsakega od staršev neprenosljivih, 100 dni pa je možno prenesti na drugega starša, tako da lahko eden od staršev skupno koristi največ 260 koledarskih dni. Očetovski dopust je namenjen očetom v trajanju 15 koledarskih dni, ki jih mora oče izrabiti do tretjega meseca starosti otroka; dodatno ima oče 60 dni neprenosljivega starševskega dopusta, 100 dni starševskega dopusta pa lahko prenese na mater. Vsa ta obdobja so opravičene odsotnosti in jih je treba pravilno voditi v evidenci delovnega časa.
Plačani dopust ob osebnih okoliščinah: Poleg rednega letnega dopusta slovenska zakonodaja predvideva tudi plačani dopust, ki zaposlenim omogoča odsotnost z dela ob posebnih življenjskih dogodkih, kot so poroka, rojstvo otroka, smrt v družini, selitev. Število dni določa kolektivna pogodba ali interni akt podjetja. Za te dni je zagotovljeno nadomestilo plače v višini 100 %. Pomembno je, da je ta odsotnost vezana na nastanek dogodka in se ne more prenesti ali nadomestiti z denarjem.
Službena pot: Službena pot je posebna oblika opravljanja dela zunaj sedeža podjetja. Čeprav zaposleni fizično ni prisoten v podjetju, to ne pomeni, da ne dela. Za službene poti zakon predvideva določene pravice in obveznosti, vključno s povračilom stroškov. Vsaka službena pot mora biti dokumentirana z uradnim potnim nalogom.
Nenadoma nastale odsotnosti: Nekatere odsotnosti so povezane z izrednimi dogodki, kot so naravne nesreče ali hujše nesreče v družini, ki lahko upravičujejo začasno odsotnost z dela.
Drugi razlogi za odsotnost: Obstajajo tudi druge oblike odsotnosti, kot so študijski ali izobraževalni dopusti, ki so običajno urejeni s kolektivnimi pogodbami ali internimi akti podjetja.
Zlorabe in nadzor bolniških odsotnosti
V času epidemije in po njej se delodajalci soočajo s povečanim deležem kratkotrajnih bolniških staležev, ki so pogosto pred ali po vikendu ter pred ali po praznikih. To lahko nakazuje na morebitne zlorabe. Zato se delodajalci vse pogosteje odločajo za strožje kontrole in nadzore.
Ena stvar, ki je NIKOLI ne smete storiti, če ste na bolniškem dopustu
ZDR-1 definira kdaj je delavec dolžan na zahtevo delodajalca opravljati nadurno delo. Zakonsko maksimalno trajanje nadur je omejeno na 8 ur na teden, 20 ur na mesec in 170 ur na leto, s soglasjem delavca do 230 ur na leto. Za opravljene nadure poleg plačila običajno pripada zaposlenemu dodatek po kolektivni pogodbi.
Pravna pomoč in sindikalna podpora
V primeru nejasnosti ali težav v zvezi z odsotnostmi z dela se delavci lahko obrnejo na strokovne službe sindikatov. Sindikalni pravniki nudijo pomoč pri razumevanju pravic in obveznosti ter ukrepajo v primeru nepravilnosti s strani delodajalca. Podrobnejši pregledi plačilnih list so vedno koristni, a je treba vedeti, kaj sploh gledati in kako se kakšna zadeva obračuna. Veliko vprašanj je povezanih s pravilno osnovo za izračun nadomestil za bolniške odsotnosti.
Mednarodne primerjave in specifičnosti slovenske ureditve
Plačana bolniška odsotnost je v večini razvitih držav univerzalna delavska pravica, katere cilj je ohranjanje produktivnosti delovne sile in stabilnega gospodarstva. Evropske države so pri zagotavljanju plačane bolniške odsotnosti, pogosto do dve leti v višini od 70 do 100 odstotkov plače zaposlenega, najbolj velikodušne. Na Švedskem na primer delavec, delodajalec in državna agencija delijo finančne in druge obveznosti, pri čemer delodajalec pripravi načrt vrnitve na delo že v 30 dneh od začetka bolezni. V Luksemburgu lahko bolniško nadomestilo znaša tudi do 100 odstotkov plače do 1,5 leta.
Slovenija pa je po nekaterih navedbah edina država na svetu, kjer je zaposleni lahko bolniško odsoten neomejeno dolgo, večkrat po malem ali dolgo v kosu. Nadomestilo se po 90 dnevih celo zviša za 10 odstotkov. Ker so po drugi strani nadomestila za trajno nezmožnost za delo zelo nizka, večina v nedogled podaljšuje začasno nezmožnost. Tudi karenčno obdobje za pridobitev pravice do nadomestila plače ni urejeno, kar omogoča določene mahinacije. V primerjavi z drugimi državami Slovenija nima dovolj aktivne vloge medicine dela v času bolniškega staleža in je bolj radodarna do bolniškega nadomestila, hkrati pa nespodbudna do vračanja delavca na delo in delovne rehabilitacije.
Vendar pa je treba poudariti, da je pretežni del bolniške odsotnosti pri delavcih upravičen. Ključni razlogi so mišično-skeletna obolenja in obolenja vezivnega tkiva, ki so pogostejša pri starejših delavcih. Podatki se po regijah precej razlikujejo, z največ izzivi se sooča Pomurska regija. Dejanski razlogi upravičenega bolniškega staleža zahtevajo ukrepe na ravni organizacije, ne zgolj nadzore. Ciljno usmerjena promocija zdravja, prilagoditev delovnih procesov in ustvarjanje prijaznega delovnega okolja brez psihosocialnih dejavnikov tveganja so ključni za obvladovanje bolniškega staleža na dolgi rok.
Pomembnost pravilnega evidentiranja in digitalizacije
Natančno vodenje evidenc o delovnem času in odsotnostih je ključno za nemoteno poslovanje podjetja in spoštovanje zakonodaje. Nepravilno evidentiranje, še posebej pri ročnem vodenju ali uporabi Excel tabel, lahko povzroči zmedo, napake pri obračunu plač in celo kršitve delovnih predpisov. Digitalne rešitve za evidenco delovnega časa in odsotnosti omogočajo preglednost, avtomatsko beleženje in enostavno pripravo poročil, kar zmanjšuje administrativno breme in povečuje učinkovitost kadrovskih procesov. Takšni sistemi gradijo zaupanje in občutek pravičnosti med zaposlenimi, saj vedo, da je njihova odsotnost zabeležena korektno in transparentno.