Dopust je za zaposlene izjemno pomemben. Ne samo zaradi počitka, ampak tudi za naše fizično in psihično zdravje. Koriščenje dopusta vpliva ne samo na delovni proces, temveč tudi na vzdušje v kolektivu. V nekaterih se v zadnjih letih že počasi razvija "tiho razumevanje", da imajo prednost pri izbiri termina dopusta starši. Ti svoje proste dni največkrat koristijo med šolskimi počitnicami, saj je to večinoma tudi edini čas, ko so lahko skupaj z otroki. Po drugi strani pa gre takšen konsenz v škodo zaposlenih, ki otrok nimajo, saj morajo dopust prilagajati drugim. Vendar pa je glede na podatke iz Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) in prakse podjetij, ključnega pomena vzpostavitev jasnih pravil in komunikacije, ki zagotavljajo tako pravičnost kot učinkovitost.
Zakonitost in enakopravna obravnava kot temelj odobritve dopusta
Kadrovska referentka Monja Ramšak iz podjetja Zeus davki in računovodstvo, d. o. o., poudarja, da pri odobritvi dopusta delodajalci ne smejo dati absolutne prednosti eni skupini zaposlenih na račun druge. Ključni načeli, ki ju morajo upoštevati, sta zakonitost in enakopravna obravnava vseh zaposlenih. Delodajalci morajo pri določanju dopustov spoštovati Zakon o delovnih razmerjih. Ta določa, da ima vsak zaposleni pravico do letnega dopusta in da se morajo pri razporejanju upoštevati potrebe delovnega procesa ter upravičeni interesi delavcev. Zaposleni ima pravico do najmanj štirih tednov dopusta v koledarskem letu, ne glede na to, ali ima otroke ali ne. Vsaj dva tedna dopusta pa mora delavec izkoristiti neprekinjeno, preostanek pa po dogovoru z delodajalcem.
Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) v 145. členu jasno določa, da minimalni letni dopust v posameznem koledarskem letu ne more biti krajši kot štiri tedne, ne glede na to, ali delavec dela poln ali krajši delovni čas od polnega. Minimalno število dni je sicer odvisno od razporeditve delovnih dni v tednu - delavec, katerega delovna obveznost je razporejena na pet delovnih dni v tednu, je upravičen do 20 dni, delavec, ki dela šest dni v tednu, pa do 24 dni dopusta. Nekateri delavci - starejši, invalidi, tisti z najmanj 60-odstotno telesno okvaro ter tisti z otroki, ki potrebujejo posebno nego - imajo pravico do najmanj treh dodatnih dni letnega dopusta. Med časom, ko je na letnem dopustu, mu pripada nadomestilo plače, ta odsotnost pa se tudi všteva v njegovo delovno obveznost.
Posebno varstvo za starše in uravnotežena obravnava
"Posebno varstvo je zagotovljeno staršem šoloobveznih otrok, ki imajo pravico do koriščenja vsaj enega tedna dopusta med šolskimi počitnicami," pojasnjuje Ramšakova. "To pomeni, da mora delodajalec pri načrtovanju upoštevati ta vidik, vendar to ne pomeni, da bi morali starši vedno imeti absolutno prednost. Ključno namreč je, da se ne ustvarijo neenakosti med zaposlenimi, ki otrok nimajo." Ta načelo enakopravne obravnave je ključno za ohranjanje pozitivne delovne klime.
Dialog in jasna pravila kot ključ do zadovoljstva in produktivnosti
Po besedah Ramšak se mora delodajalec zavedati, da je pravica do letnega dopusta tema, ki jo večina zaposlenih dojema kot zelo osebno. Nepravilno ali nejasno razporejanje dopustov lahko po njenem mnenju hitro privede do nezadovoljstva, saj se delavci pogosto čutijo prizadete, če njihovi osebni interesi niso upoštevani. V praksi se je namreč izkazalo, da dobra organizacija pomeni večjo produktivnost, saj se hkrati z dogovorom o izrabi dopusta organizira tudi potek dela med odsotnostjo delavca, da ta teče nemoteno. "Dialog o izrabi dopusta preprečuje tudi morebitne napetosti med sodelavci, povečuje kolegialnost ter veča motivacijo za delo, saj imajo zaposleni upravičeno občutek, da so njihove potrebe upoštevane," poudarja sogovornica.
Nasprotno pa lahko neupravičena razporeditev dopusta vodi do občutka diskriminacije, če se ena skupina zaposlenih vedno postavlja v slabši položaj. Posledično to lahko vpliva na slabšo ekipno dinamiko in večjo fluktuacijo zaposlenih. "V takšnem primeru je ključno, da se komunicira obojestransko in se najde optimalna rešitev. Pomembno je torej, da podjetja pri razporejanju dopustov vzpostavijo jasna pravila, ki spodbujajo komunikacijo in iščejo rešitve, ki so sprejemljive za vse. Tako bodo ustvarila pozitivno delovno okolje in dolgoročno ohranila zadovoljstvo zaposlenih," dodaja.
Z vidika delavcev je tukaj pomemben element kolegialnosti med sodelavci, saj le tako lahko uskladijo svoje individualne želje. Ker je lahko situacij v praksi nešteto in se delodajalci srečujejo z zelo specifičnimi izzivi glede na svojo dejavnost, število zaposlenih in naravo dela, je jasno, da ne obstaja ena sama rešitev za pravičnejšo dodelitev dopustov zaposlenih. Pa vendar se je v praksi po besedah kadrovske referentke izkazalo, da jasna in s pravilnikom urejena pravila o koriščenju dopustov, ki so predstavljena že na razgovoru, izboljšajo zadovoljstvo zaposlenih in organizacijsko kulturo. "Delodajalci naj ne čakajo, da kandidati sami odprejo to temo, temveč naj jo proaktivno predstavijo. S tem bodo ustvarili odprto in pozitivno okolje, saj se kandidatom pogosto zdi neprimerno, da o tem spregovorijo," pojasnjuje sogovornica.
Praktični pristopi k načrtovanju dopustov
Delodajalci si lahko pomagajo tudi s splošnimi usmeritvami, ki bodo morda v pomoč pri izboljšanju organizacije dela. Ramšak je poudarila pomen vnaprejšnjega načrtovanja. Delodajalci naj pravočasno pripravijo sistem za prijavo in odobritev dopustov, da se izognejo zadnjim trenutkom in nesoglasjem. Pripravijo naj jasna pravila in objektivna merila za določanje prednosti pri izbiri terminov (rotacija, upoštevanje preteklih let, specifične potrebe posameznikov).
V praksi se je kot najboljši pristop izkazalo, da delodajalci v internih pravilih jasno uredijo pravila izrabe dopusta in ga tudi ustno predstavijo zaposlenim. "S tem zaposleni bolje spoznajo sistem interne organizacije podjetja pri dopustih in so jasno seznanjeni s pričakovanji in internimi pravili. Poseben pomen ima tudi dialog z zaposlenimi, saj zgodnja komunikacija po oceni Ramšak omogoča dogovore, ki bodo sprejemljivi za vse. Pomembno je namreč, da se zaposlenim prisluhne in da se rešitve iščejo skupaj."
Zahtevnejši element dialoga med delodajalcem in zaposlenim je vedno doseganje kompromisov ob hkratnem upoštevanju vseh zakonskih obveznosti, zato Ramšak poudarja pomen internega akta, ki je pripravljen skladno z veljavnimi predpisi, saj predstavlja strnjen temelj za sprejemanje dogovorov o izrabi dopusta. Na tej podlagi se delodajalci lažje izognejo avtomatičnemu dajanju prednosti eni skupini pred drugo, prav tako pa je olajšano iskanje uravnoteženih rešitev. Hkrati je delodajalec tisti, ki najbolje pozna delovne procese. Odgovornost za koriščenje dopusta pa ne leži le na delodajalcih, temveč tudi zaposlenih. Ti morajo dobro poznati pravila delodajalca o razporejanju dopusta. Najboljši način za koriščenje dopusta pa je spodbujanje vnaprejšnjega dogovora in usklajevanja med sodelavci, ki se med seboj nadomeščajo v času odsotnosti, saj tako delovni proces kljub odsotnostim teče nemoteno.
Dodatne pravice in posebne situacije
Delavec mora prav tako poznati zakonske določbe. Zakon o delovnih razmerjih določa, da lahko delavec en dan pripadajočega letnega dopusta izrabi na tisti dan, ki ga sam določi, o čemer mora obvestiti delodajalca najkasneje tri dni pred izrabo.
Poleg pravice do letnega dopusta, zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) ureja tudi druge oblike odsotnosti z dela, ki so pomembne za varnost in dobro počutje zaposlenih. Med te sodijo:
- Odsotnost zaradi osebnih okoliščin (165. člen ZDR-1): Zakon določa pravico do plačane odsotnosti z dela zaradi osebnih okoliščin, kot so lastna poroka, smrt zakonca, otroka ali staršev, hujša nesreča, ki zadane delavca, ali spremstvo otroka v šolo na prvi šolski dan. Delavec ima pravico do plačane odsotnosti do skupno sedem delovnih dni v posameznem koledarskem letu.
- Prazniki in dela prosti dnevi: Delavci imajo pravico do plačane odsotnosti z dela ob praznikih Republike Slovenije, ki so določeni kot dela prosti dnevi.
- Zdravstveni razlogi: V primeru začasne nezmožnosti za delo zaradi bolezni ali poškodbe, ki ni povezana z delom, delodajalec izplačuje nadomestilo plače do 20 delovnih dni za posamezno odsotnost, vendar največ za 80 delovnih dni v koledarskem letu. V primeru poklicne bolezni ali poškodbe pri delu se to obdobje podaljša. V času daljše odsotnosti z dela izplača delodajalec nadomestilo plače v breme zdravstvenega zavarovanja.
- Darovanje krvi: Delavec ima pravico do plačane odsotnosti z dela na dan, ko prostovoljno daruje kri.
- Višja sila (137. člen ZDR-1): V primeru višje sile, kot so naravne nesreče, delavec in delodajalec tveganje delita. Če delavec ne more opravljati dela zaradi razlogov na svoji strani (npr. ne more do delovnega mesta, odpravlja posledice naravne nesreče), se uporabi ta določba.
- Čakanje na delo (138. člen ZDR-1): Če delavcu ni mogoče zagotavljati dela iz poslovnega razloga, ga lahko delodajalec napoti na čakanje na delo doma, pri čemer ima delavec pravico do nadomestila plače v višini 80 odstotkov od osnove.
- Neplačana odsotnost: Ta oblika odsotnosti z dela je v interesu delavca in je urejena s kolektivnimi pogodbami.
Obstajajo tudi specifične ureditve za daljše odsotnosti, kot je "sabbatical" ali "sobno leto", ki jih nekatere organizacije omogočajo zaposlenim po določenem obdobju dela. V podjetju Hofer na primer, zaposleni po petih letih dela lahko izkoristijo "Hoferjevo sobotno leto", ki je sestavljeno iz faze varčevanja in faze oddiha, pri čemer delavec v obeh fazah prejema polovično plačilo. V Atlantic Drogi Kolinski pa šestmesečno odsotnost omogočajo zaposlenim po 15 letih dela. Te možnosti kažejo na premik k bolj prožnim oblikam delovnega razmerja, ki upoštevajo potrebo po daljšem počitku in osebnem razvoju zaposlenih.
Odgovornost delodajalca in zaposlenih
"Odgovornost delodajalca je, da zagotovi zaposlenemu občutek varnosti, da se v času koriščenja letnega dopusta resnično lahko odklopi," so zapisali na Ekvilib Inštitutu. To pomeni, da bo nujne stvari opravil nekdo od sodelavk ali sodelavcev, ki ta čas niso na dopustu. Le tako je dopust res dopust, da si dopustimo odklop. "Če je le mogoče, predlagam, da si v času letnega dopusta onemogočite dostop do službene pošte na pametnem telefonu in tablici, prenosni računalnik pa pustite v pisarni," svetujejo. Vendar pa to ni vedno enostavno in zahteva tako odgovornost kot varnost.
V skladu z 112. in 114. členom zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 14/90, 5/91 in 71/93) in splošno kolektivno pogodbo za gospodarske dejavnosti (Uradni list RS, št. 24/95), je jasno, da je pravica do dopusta zakonsko zagotovljena. Vendar pa je za njeno učinkovito in pravično izrabo ključno sodelovanje, transparentnost in spoštovanje tako zakonskih določb kot internih pravil podjetja. Kljub zakonski dikciji, da se letni dopust določa in koristi le v delovnih dnevih, se namreč zlasti tam, kjer se opravlja delo v neenakomernem delovnem času, izrablja tudi v urah. Inšpektorat RS za delo je letos doslej naštel 106 kršitev določb zakona o delovnih razmerjih, ki urejajo pravico do dopusta, ob tem pa še 777 kršitev v zvezi z regresom za letni dopust. "Največje število prejetih prijav glede plačila za delo se je lani nanašalo prav na izplačilo regresa za letni dopust, ravno tako je bilo glede tega instituta največ ugotovljenih kršitev."
V povprečju imajo v javnem sektorju zaposleni več dni dopusta kot v zasebnem. Med dejavnostmi imajo v povprečju največ dopusta v zdravstvu in socialnem varstvu ter dejavnostih javne uprave, obrambe, obvezne socialne varnosti (32 dni), ob tem pa še v rudarstvu ter oskrbi z električno energijo, plinom in paro (31 dni). Na Univerzitetnem kliničnem centru (UKC) Ljubljana so pojasnili, da maksimalno število dni odmerjenega dopusta letos znaša 67 dni, povprečno pa 38 dni, na UKC Maribor pa 58 oz. 32 dni. V gospodarstvu so delodajalci z dopustom različno radodarni.
Vendar pa je ključno, da se ne glede na število dni, dopust izrablja na način, ki omogoča regeneracijo in preprečuje izgorelost. Uravnotežen in vključujoč pristop pri razporejanju dopustov, ki temelji na jasnih pravilih, odprti komunikaciji in medsebojnem spoštovanju, je tako ključen za ustvarjanje pozitivnega delovnega okolja in dolgoročno zadovoljstvo vseh zaposlenih.